Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процесса

В этой книге обсуждаются пути определения, понимания и улучше­ния ваших бизнес-процессов. Однако работа заканчивается лишь тогда, когда процессы хорошо задокументированы. Необходимо обеспечить до­ступность информации по этим процессам для любого человека, которому нужно разобраться в них или использовать. Кроме того, документальное сопровождение должно обеспечить непосредственную отслеживаемость свя­зей, начиная с задач и кончая бизнес-планом организации и критическими факторами успеха организации. Это может быть выполнено лишь при ус­ловии использования эффективной иерархической структуры докумен­тирования. Рисунок 1.Е показывает пять ярусов, составляющих типич­ную систему документирования. Данная структура документирования будет использована в этой книге.

Ряд факторов приводит к потребности понимать, документировать и улучшать все процессы, существующие в организации.

Среди основных факторов, побуждающих организацию сосредотачивать свое внимание па улучшении процесса и/или системы можно выделить следующие:

Установка новой компьютерной системы

Слияние двух или более организаций

Необходимость сертификации в системе качества по стандартам ИСО серии 9000

Необходимость сертификации в системе по защите окружающей среды по стандартам ИСО серии 14000

Внедрение программы тотального управления качеством

Необходимость снижения затрат или длительности цикла

Необходимость подготовки к финансовому аудиту

Необходимость реагирования на требования, предъявляемые потребителями и государством