в ходе которого документы часто

На основе анализа можно опре­делить, происходит или не происходит следующее:

Большое количество отделов вовлечено в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.

Всего несколько отделов вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.

Всего один-два отдела вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.

 

Если всего один-два отдела вовлечены в административный бизнес-процесс, причины запаздывания можно выявить быстро. В других случа­ях следует провести анализ длительности цикла в каждом отделе, особен­но если в процесс вовлечено большое количество сотрудников и/или если существуют исправленные циклы, внедренные в процесс. Анализ должен разрабатываться в форме целенаправленного изучения длительности цик­ла в отдельных отделах и между ними. Так бывает, когда происходят мно­гократные передачи документов/информации между отделами. Время, ко­торое документы проводят в различных отделах, и время, необходимое для проведения различных мероприятий, должно быть задокументировано (в терминах запаздывания и времени обработки), так же как время, необходимое для перемещения документов (к примеру, система внутрен­ней почты).

Различие между этими двумя видами анализа показано на Рисунке 4.G. Общая схема процесса представляет обработку информации о вновь при­нятых на работу. Своевременность выполнения измеряется при помощи регистрации количества вновь принятых на работу в начале и в конце процесса (обозначено А). Кроме того, замеры (измерения) своевременно­сти выполнения процесса измеряют длительность цикла (обозначено В).

Проведение анализов такого рода - процедура достаточно трудоем­кая. Результаты наблюдений стоит обрабатывать при помощи специаль­но разработанных для этой цели персональных компьютеров и программ­ного обеспечения.