Главы     1     2     3     4     5     6     7     8     9     10     11     12     13     14     15     16     17   

Оптимизация бизнес процессов

Глава 4 Проведение анализа



Причиной документирования процесса обычно становится потребность в проведении анализа административного бизнес-процесса. Причина анализа процесса и методика анализа не могут рассматриваться независимо (как указано в Главе 3). Эти два фактора являются основными соображениями при выборе методики документирования. Для проведе­ния анализа методики схематического изображения документации административного бизнес-процесса часто оказываются неадекватны. Должны быть осуществлены дополнительные мероприятия для получения и документирования данных, необходимых для проведения анализа.

Анализ состоит из трех следующих шагов:

A.           Проведение анализа

B.            Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудниками

C.            Предоставление отчета команде по управлению проектом

 

    Проведение анализа
    Роль, которую сотрудники (члены команды по улучшению процесса, контактных групп и административные сотрудники) играют в проведе­нии анализа, сильно зависит от выбранного направления анализа. Край­...
    Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудниками
    Необходимо провести обсуждение отчета с соответствующими адми­нистративными сотрудниками и менеджерами отделов. В зависимости от широты выполняемого анализа, обсуждение можно провести в форме со­в...
    Предоставление отчета команде по управлению проектом
    После проведения обсуждений с отделами и контактными группа­ми команда по улучшению процесса представляет команде по управле­нию проектом окончательный отчет. Кроме результатов анализа отчет может...
    Предоставление отчета команде по управлению проектом 2
    Целью анализа может также быть оценка конечных результатов ад­министративного бизнес-процесса. В этом случае может анализироваться эффективность данных по административному бизнес-процессу как час...
    Причины дефектов административных бизнес-процессов
    Существует тенденция проникновения со временем дефектов в адми­нистративные бизнес-процессы, делая их тем самым менее эффективны­ми или результативными и вызывая определенную неудовлетворенность р...
    Эффективность управления информацией
    Административные бизнес-процессы - это процессы, посредством ко­торых уточняются данные. Важно, чтобы не только процессы были эф­фективно организованы, но и информация, вытекающая из этих процес­с...
    Эффективность управления информацией 2
    Достаточно ли имеется данных о различных фазах бизнес-про­цесса (экономическое положение, оценки требований, текущая работа и т. д.)? Все ли возможные аспекты (информация о месторасположении, исто...
    Эффективность управления информацией 3
    Рисунок 4.С Схематическое представление цикла управления Эти направления важны, поскольку различные процессы управления предъявляют различные требования к информации, используемой в рам­ках процес...
    Эффективность управления информацией 4
    Рисунок 4.D Иерархия подсистем Показатели необходимости в peгулировании на уровне контролиру­ющих мероприятии могут оказывать воздействие на цикл управления опе­рационной деятельностью. Иерархия р...
    Эффективность управления информацией 5
    Следует изучить управление информацией на каждом из грех уров­ней, упомянутых для фаз процесса управления. Для осуществления поли­тики должен быть доступен достаточный объем информации в форме циф...
    Результативность и эффективность файлов данных
    В этом разделе особое внимание будет уделено оценке результатив­ности и эффективности создания, обновления и использования файлов, а также созданию и дальнейшему использованию документов. В отноше...
    Оценка результативности эффективности дизайна отдельных файлов
    Оценка результативности и эффективности дизайна отдельных набо­ров данных происходит в ходе трех подэтапов: Оценка схемы расположения данных на экране и на распечатке ком­пьютеризированных файлов....
    Оценка эффективности организации файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессами
    Эта оценка выявляет ненужные дублирования, связанные с вводом данных в один или несколько файлов в рассматриваемом процессе, а так­же в других процессах в рамках организации. Списки покупателей яв...
    Оценка эффективности организации файлов 2
    Проведение такого рода анализа не всегда целесообразно. Рекомендуется перед началом проведения анализа сформировать широ­кую схему возможностей изменений. Оценку организации файла можно найти на Р...
    Анализ своевременности выполнения и длительности цикла
    Методики, учитывающие элемент времени, можно разделить на две группы: Методики, измеряющие своевременность выполнения административных бизнес-процессов. Методики, анализирующие длительность цикла....
    Анализ своевременности выполнения и длительности цикла 2
    На основе анализа можно опре­делить, происходит или не происходит следующее: Большое количество отделов вовлечено в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой....
    Анализ своевременности выполнения процессов
    В ходе этого вида анализа составляется график отрезка времени между: Моментом начала процесса (начальной границей). В процессе набора и отбора сотрудников этот момент может начинаться с принятии р...
    Анализ своевременности выполнения процессов 2
    Хотя средние данные по процессу являются хорошей отправной точ­кой, основная связанная с процессом проблема не всегда основывается на средних величинах. Часто, основываясь на средней длительности...
    Методики анализа длительности цикла
    Анализ длительности цикла связан с измерением своевременности вы­полнения процессов. Если предыдущий анализ выявляет, что процессы не выполняются в срок, то при помощи анализа длительности цикла м...
    Методики анализа длительности цикла 2
    Рисунок 4.I Пример обзора длительности цикла Имеет смысл связывать точки измерений с прибытием (выбытием) документов в (из) отделов. В рамках отделов точки измерений следует связывать с выполнение...
    Методики анализа длительности цикла 3
    Хотя рисунки, отражающие средние запаздывания и длительность цикла, обеспечивают достаточный объем информации, средние величи­ны часто создают ложное чувство безопасности. Организации теряют по­ку...
    Взаимоотношения мероприятий и функций в рамках административной организации
    В разделе 4.4 рассматривается значение группировки мероприятий по организационным объектам как части эффективного использования файлов. Было сделано предположение, что как можно более эффективное...
    Категории
    Взаимосвязи. Это означает, что существует взаимодействие между рядом мероприятий, мероприятия могут влиять друг на друга. К примеру, клиент заказывает изделие по телефону, проверяется наличие этог...
    Результативность и эффективность маршрутизации административных бизнес-процессов
    Разногласия, окружающие маршрутизацию административных биз­нес-процессов, особенно важны, если учитывать тот факт, что огромное влияние на административные бизнес-процессы может оказать физичес­ко...
    Результативность и эффективность маршрутизации 2
    В строках для каждого процесса приведены количественные данные. Количество перемещений документа из одного отдела и дру­гой в сочетании с количеством отделов, вовлеченных в процесс, дают ин­формац...
    Определение точности и тщательности операций по обработке данных
    В этом контексте внутренний контроль, направленный на обеспече­ние точности и тщательности операций по обработке данных, понима­ется как всевозможные виды контроля и проверок информационной си­сте...
    Определение точности и тщательности операций по обработке данных 2
    Отправной точкой этих видов анализа является оценка того, действи­тельно ли административные бизнес-процессы организованы таким об­разом, что получаемая система управления информацией достаточно т...
    Определение точности и тщательности операций по обработке данных 3
    Контрольный № Описание контроля С13 Контроль управляющего кода в информационной системе платежной ведомости и трудовых ресурсов Цели: Проверка использования кодов в платежной ведомости и в информа...
    Оценка организации системы внутреннего контроля
    Оценка организации системы внутреннего контроля должна быть про­ведена в соответствии со следующими этапами: A. Сформулировать систему внутреннего контроля. B. Оценить систему внутреннего контроля...
    Функциональное разделение 
    Это распределение меропри­ятий между отдельными людьми и/или отделами с точки зре­ния противоположных интересов. Функциональное разделение может быть также введено между раз­личными фазами цикла о...
    Функциональное разделение 2 
    В отношении внутреннего контроля необходимо гарантировать, что: Используемые программы приводят к желаемым результатам. В компьютер вводятся точные и полные данные. Используются правильные програм...
    Функционирование системы внутреннего контроля
    Подтверждение того, что система внутреннего контроля хорошо ус­тановлена, еще не значит, что она действительно функционирует так, как это предполагалось. Всегда существует возможность, что админис...
    Эффективность административных бизнес-процессов
    Эффективность (продуктивность) - это мера того, насколько эффек­тивно используются ресурсы (люди, деньги, пространство, компьютер­ная память и т. д.). При измерении производительности предпринимае...
    Использование преимуществ возможностей стандартизации
    Анализ возможностей стандартизации административных бизнес-процессов будет направлен на изучение применяемого оборудования, по­требностей офиса и способов, которыми выполняются различные мероп­рия...
    Оборудование
    Оборудование для стандартизации (такое как персональные компь­ютеры, стандартные программы для обработки текстов, копировальное оборудование и т. д.) может дать ряд важных преимуществ; к примеру,...
    Выявление дублирующих и избыточных процедур и мероприятий
    В Разделе 4.4 рассматривается устранение избыточных процедур в ходе использования файлов и создания документов. Помимо этого, необходимо обсудить цели различных административно-организационных ме­...
    Эффективность и производительность применяемых инструментов
    Примерами применяемых инструментов являются: Документы и формы Компьютеры Сети Факсы Голосовая почта Электронная почта Анализ применяемых инструментов различается для следующих мо­ментов: Реоргани...
    Реорганизация документов и форм
    Команда по улучшению процесса должна теперь оценить формы и другие документы, используемые в рамках процесса для выявления по­тенциальных возможностей улучшения результативности и эффективно­сти а...
    Оценка возможностей автоматизации административных бизнес-процессов
    При анализе использования наборов данных и документов можно увидеть, что внедрение компьютеризации и/или информационной тех­нологии дает целый ряд преимуществ. Общая оценка возможностей при­менени...
    Оптимизация уровня использования административных технических инструментов
    Этот анализ концентрируется на оценке уровня использования суще­ствующих административных технических инструментов, таких как пер­сональные компьютеры, копировальная техника, читальные аппараты дл...
    Анализ административных бизнес-процессов
    Существует ряд практических рекомендаций относительно управле­ния различными целями анализа. Существует много различных способов для анализа того, в какой степени административная организация удов...
    Ограничение возможностей для анализа из-за методологии документирования
    В проекте административной организации процессы, которые долж­ны быть задокументированы и проанализированы, могут выбираться пу­тем последовательного составления иерархического обзора (см. Раздел...
    Различия в сути целей анализа
    В этой главе подводятся итоги по следующим целям анализа: A. Результативность управления информацией. B. Результативность/эффективность файлов. C. Длительность цикла/своевременность выполнения. D....
    Различия в сути целей анализа 2
    При взгляде на Рисунок 4.О возникает впечатление, что неадекватные предва­рительные условия часто приводят к неадекватной обработке и конеч­ных продуктов. Пример иерархии анализа, при помощи котор...
    Возможности для улучшения
    Указанные ограничения деятельности по анализу, очевидно, также влияют на возможности для предложенных улучшений. Предположим, что на раннем этапе выявлен недостаточный уровень эффективности управл...
    Автоматизированные инструменты
    Кроме автоматизированных инструментов, подходящих для создания описания (обычно при помощи персональных компьютеров) административных бизнес-процессов (см. Раздел 7.5), теперь также существуют про...





Книжный магазин