В строках для каждого процесса

В строках для каждого процесса приведены количественные данные. Количество перемещений документа из одного отдела и дру­гой в сочетании с количеством отделов, вовлеченных в процесс, дают ин­формацию о возможном возникновении запаздывания длительности цик­ла процесса.

Таким образом, можно решить, требуется ли проведение дополни­тельного анализа длительности цикла. Это изучение может также указать, что в конечном счете предпочтительней: перегруппировывать мероприя­тия или объединять отделы.

В примере, представленном на Рисунке 4.J, был сделан вывод о жела­тельности проведения анализа своевременности выполнения процессов. Этот анализ проливает свет на существенные запаздывания (см. Рисунок 4.Н в разделе 4.5.1). Одним из предпринятых действий было внесение из­менений в маршрут вовлеченных процессов. Процессы были разбиты на подпроцессы, выполняющиеся параллельно. Количество вовлеченных от­делов было ограничено и каждый отдел стал получать только те доку­менты, которые необходимы для осуществления его собственных мероп­риятий. Максимальное количество последующих перемещений докумен­тов между отделами было снижено до 7.

При анализе маршрута движения документов следует рассмотреть производительность и затраты на применение и возможное привлечение альтернативных методов перемещения документов (пневматическая по­чта, компьютерные сети, телефонные почтовые системы и т. д.). При изу­чении вопроса автоматизации офиса следует принять во внимание воз­можности применения форм электронной почты (E-mail, Internet и т. д.).