Компьютеризация Справочника по административной организации
С точки зрения качества и продуктивности, рекомендуется компьютеризировать Справочник по административной организации. Это может быть сделано на персональном компьютере.
В связи с этим важными являются следующие программы:
Текстовые процессоры для работы с текстом справочника.
Программы построения схем с помощью методик документирования, описанных в приложении.
Текстовые процессоры дают возможность заново компоновать части текста, изменять его и т. д. Средства текстовой обработки упрощают быстрое внесение изменений в текст справочника в случае изменений в административной организации.
Схемы, включенные в Справочник по административной организации, могут быть начерчены вручную. При этом используются распечатанные ранее шаблоны и формы. Однако ручное построение схем имеет ряд недостатков: оно требует много времени, схемы сложнее обновлять, а также приходится вручную отслеживать соблюдение соответствия между различными схемами.
Существуют компьютерные программы, которые автоматизируют построение схем. Эти программы используются в персональных компьютерах или сетях. Построение схем с помощью такой программы имеет множество преимуществ.
Для опытных пользователей построение занимает намного меньше времени.
Схемы можно сохранять в виде компьютерных файлов данных и обновлять позднее.
Оформление чаще всего имеет очень высокое качество, так как можно распечатывать схемы на лазерном принтере, подбирать тип букв под размер схем, а также управлять различными функциями форматирования, например центрированием текста и символов.
Простота обновления текста или схем является важным преимуществом компьютеризированной версии справочника перед ручной. При документировании, анализе или разработке проектов окончательная схема получается не с первого раза, а путем последовательных улучшений. Использование компьютеризированных инструментов документирования может привести к существенному увеличению производительности.
Применение компьютеризированных инструментов документирования имеет также некоторые недостатки. Чтобы освоиться с принципами работы программы, требуется определенное время. Однако доступные па рынке программы имеют удобный для пользователя интерфейс и обычно управляются при помощи мыши. Вторым недостатком является необходимость инвестиций в аппаратное и программное обеспечение. Безусловно, в наши дни персональные компьютеры стали общедоступным средством. Однако, несмотря на это, вложения в необходимое программное обеспечение могут быть весьма существенными, особенно если речь идет о наиболее современных инструментах. То, насколько оправдано это вложение, зависит от преимуществ, которые оно дает в каждой конкретной ситуации.
Приближенно можно выделить три группы компьютеризированных инструментов документирования:
Программы рисования в свободном стиле. Они дают пользователю полную свободу в выборе иллюстраций. С помощью этих программ можно нарисовать как иерархическую схему-обзор, так и дома с деревьями. Тот факт, что эти программы предназначены для рисования в свободном стиле, несколько затрудняет их использование для построения схем административной организации.
Программы структурного или специализированного рисования. Эти программы специально разрабатывались для построения конкретных видов схем. Они содержат стандартные символы, которые можно использовать снова и снова. Программы специализированного рисования имеют ряд преимуществ перед программами рисования в свободном стиле. В них можно задать фиксированную разметку, определяющую положение символов (всегда друг под другом или рядом друг с другом), а затем управлять ею. Ограничение возможностей пользователя по свободному рисованию помогает обеспечивать однородную структуру схем. Структурирование повышает производительность документирования.
