Оптимизация бизнес процессов
Теперь, после того как документирование, анализ и проектирование административных бизнес-процессов были обсуждены в предыдущих главах, в этой последней главе рассматривается, как управлять всем административным бизнес-процессом.
Чтобы иметь хорошо управляемую административную организацию, необходимо все время четко понимать организацию процессов. Административные бизнес-процессы часто анализируются и при необходимости модифицируются вследствие растущей автоматизации или изменений и работе И/ИЛИ ВО внутренней организации. Поэтому хорошее описание процессов просто необходимо. Описание должно быть полным и соответствующим текущему состоянию.
Управление административной организацией также включает обзор структуры и работы административной организации. Этот обзор проводится на основе описаний процесса.
Аналогично, для хорошо управляемой административной организации важными являются четыре элемента:
Структура системы документирования.
Ведение документирования.
Процедуры для внесения изменений.
Ясность в обязанностях по управлению административной организацией (или ее частью) для занятых в нем сотрудников.
Сначала мы займемся структурой системы документирования. В самом слове «документация» заключено слово «документ», то есть любой элемент, который может дать нам знание или информацию в письменной или графической форме, а также устно. Под системой документирования понимается систематически упорядоченный набор документов.
Целью документирования является регистрация и предоставление информации при помощи документов. Следует различать документацию административных бизнес-процессов и документацию проекта. Документация проекта, которая уже вкратце обсуждалась в Разделе 2.6.3 (при определении детализации проекта), производится в других файлах проекта (см. Раздел 7.2). Документация административной организации включена в Справочник по административной организации.
Документация проекта
Документация проекта 2
Документация административной организации
Содержание и компоновка
Содержание и компоновка 2
Содержание и компоновка 3
Структура Справочника по административной организации
Структура Справочника 2
Структура Справочника 3
Инструкции для Справочника по административной организации
Инструкции для Справочника 2
Инструкции для Справочника 3
Компьютеризация Справочника по административной организации
Компьютеризация Справочника 2
Компьютеризация Справочника 3
Ответственность за административную организацию
Финансовая служба и административная организация
Менеджер по информации и административная организация
Разделение функций
Разделение функций 2
Разделение функций 3
Заключение
Очень важно правильно определить обязанности по управлению административной организацией. В самом начале проекта важно записать, кто является ответственными пользователями, и кто несет ответственн
