Главы     1     2     3     4     5     6     7     8     9     10     11     12     13     14     15     16     17   

Оптимизация бизнес процессов

Глава 7 Документация проекта



Теперь, после того как документирование, анализ и проектирование административных бизнес-процессов были обсуждены в предыдущих главах, в этой последней главе рассматривается, как управлять всем административным бизнес-процессом.

Чтобы иметь хорошо управляемую административную организацию, необходимо все время четко понимать организацию процессов. Административные бизнес-процессы часто анализируются и при необходимости модифицируются вследствие растущей автоматизации или изменений и работе И/ИЛИ ВО внутренней организации. Поэтому хорошее описание процессов просто необходимо. Описание должно быть полным и соответствующим текущему состоянию.

Управление административной организацией также включает обзор структуры и работы административной организации. Этот обзор проводится на основе описаний процесса.

Аналогично, для хорошо управляемой административной организации важными являются четыре элемента:

Структура системы документирования.

Ведение документирования.

Процедуры для внесения изменений.

 

Ясность в обязанностях по управлению административной организацией (или ее частью) для занятых в нем сотрудников.

Сначала мы займемся структурой системы документирования. В самом слове «документация» заключено слово «документ», то есть любой элемент, который может дать нам знание или информацию в письменной или графической форме, а также устно. Под системой документирования понимается систематически упорядоченный набор документов.

Целью документирования является регистрация и предоставление информации при помощи документов. Следует различать документацию административных бизнес-процессов и документацию проекта. Документация проекта, которая уже вкратце обсуждалась в Разделе 2.6.3 (при определении детализации проекта), производится в других файлах проекта (см. Раздел 7.2). Документация административной организации включена в Справочник по административной организации.

 

    Документация проекта
    Документация проекта охватывает всю документацию, образующуюся в ходе выполнения проекта. Документация проекта частично удовлетворяет следующим целям: Коммуникации. С помощью документации все люди...
    Документация проекта 2
    Рисунок 7.А Соответствие между Справочником по административной организации и документацией проекта Всем документам по проекту присваивается код из пяти чисел, в котором отражается следующее: Назв...
    Документация административной организации
    Для документирования административной организации требуется иная система. Сначала, важно, чтобы к документации обращались в соответствии с категорией ответственной организационной единицы (подразд...
    Содержание и компоновка
    Справочника по административной организации Вся документация по административной организации приведена в Справочнике по административной организации. Ниже обсуждается содержание и структура справо...
    Содержание и компоновка 2
    Общие сведения - ситуация (среда и окружение): местоположение организационных единиц / бизнес-процессов в окружающей среде - краткое определение бизнес-процессов, например посредством иерархии цел...
    Содержание и компоновка 3
    Внутренний контроль: Обзор зарегистрированных внутренних контрольных мер как для контроля, так и для обеспечения надежности информации. Одно от другого может отличаться по: конкретным средствам от...
    Структура Справочника по административной организации
    Справочник по административной организации является важным инструментом управления. Поэтому структура справочника должна быть связана со структурой управления организации (см. Раздел 7.6). Справоч...
    Структура Справочника 2
    Рисунок 7.С Справочник по административной организации при относительно высокой степени интеграции административных процессов...
    Структура Справочника 3
    В Разделе 5 менеджеры удаленных, децентрализованных организаций документируют все мероприятия своей административной организации, которые не управляются из центрального офиса. Сюда может входить д...
    Инструкции для Справочника по административной организации
    Цели Справочника по административной организации (см. Раздел 7.3)-создание единообразной структуры различных разделов и одинаковое использование символов. Введение такой единообразной структуры и...
    Инструкции для Справочника 2
    Справочник по административной организации Страница: 1 Раздел: 0. Инструкции для Спра...
    Инструкции для Справочника 3
    Таблицы файлов изменений могут содержать следующие колонки: Номер. Описание инициативы. Номер процесса. Дата одобрения. Дата внедрения. Одобрено (кем). Регистрация в справочнике. Оценка. Окончател...
    Компьютеризация Справочника по административной организации
    С точки зрения качества и продуктивности, рекомендуется компьютеризировать Справочник по административной организации. Это может быть сделано на персональном компьютере. В связи с этим важными явл...
    Компьютеризация Справочника 2
    Комбинированные (интегрированные) инструменты документирования. Они представляют собой особую категорию структурированных или специализированных программ рисования. Комбинированные инструменты док...
    Компьютеризация Справочника  3
    Таким образом, если изменяется имя документа, то изменение переносится и в энциклопедию. Имя документа изменяется также но всех других схемах, где фигурирует документ. Конкретные преимущества комб...
    Ответственность за административную организацию
    Во всех задачах, рассмотренных в книге вплоть до настоящей главы, был упущен один момент: вопрос о том, кто в организации несет ответственность за системы административного информационного управле...
    Финансовая служба и административная организация
    Часто Отдел административной организации является частью организационной структуры финансовой службы. Финансовая служба в данной ситуации несет ответственность за: Экономический анализ предприятия...
    Менеджер по информации и административная организация
    Обязанности административной организации до сих пор находятся в процессе разработки, в частности из-за влияния компьютеризации процессов, офиса и т. д Среди должностей, частично ответственных за а...
    Разделение функций
    Между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации Как уже отмечалось в начале раздела, задачи по управлению административной органи...
    Разделение функций 2
    Вопрос о том, с помощью каких должностей в организации должны выполняться различные задачи административного управления, достаточно сложен, особенно когда организация растет, увеличивается специал...
    Разделение функций 3
    Предполагая, что для всей организации существует функция центральной финансовой службы, можно определить следующие задачи в области управления административной организацией: Общая постановка и про...
    Заключение
    Очень важно правильно определить обязанности по управлению административной организацией. В самом начале проекта важно записать, кто является ответственными пользователями, и кто несет ответственн...





Книжный магазин