Оптимизация бизнес процессов


Глава 3 Выбор подхода



Для проведения организацией или компанией документирования ад­министративных бизнес-процессов может существовать несколько при­чин. В этой главе мы рассмотрим, что является целью документирования административных бизнес-процессов, документирование каких факторов должно проводиться и до какого уровня детализации следует доводить описание процесса. Цели, факторы и уровень детализации определят вы­бор методики документирования.

Методика документирования - это метод, с помощью кото­рого дается описание информационной системы, процесса или организации.

В этой главе будет продолжено обсуждение методик документирова­ния: использование диаграмм форм управления, схемы процесса, схемы организационной структуры. Для каждой методики будут также приве­дены инструменты документирования, такие как стандартные формы, диаграммы, макросы для персонального компьютера и т. д.

Последующие главы основываются на предположении, что докумен­тирование изучаемого процесса уже проведено. Для каждого случая необходимо провести обзор и дополнительные интервью, чтобы определить доступность описания административных бизнес-процессов. Вам необхо­димо начать с серии интервью и обзоров, относящихся к существенным факторам административных бизнес-процессов. Крайне важным факто­ром является определение момента начала работ, наиболее благоприят­ного для успеха дальнейшего исследования. Как только будет получена необходимая документация, следует рассмотреть возможность привлечения к руководству человека, опытного во внедрении такого рода проектов.


Документирование процессов
Для описания административных бизнес-процессов используют сле­дующие шаги. A. Инвентаризация существующей документации B. Изучение текущих процедур C. Документирование в соответствии с выбранными
Инвентаризация существующей документации

На этом этапе собираются все доступные материалы, касающиеся ад­министративных бизнес-процессов, которые должны быть документиро­ваны. Следует рассмотреть такие материалы, как описание системы бух
Изучение текущих процедур
В начале фазы анализа мы уже привлекали ваше внимание к проблем­ным областям и спорным вопросам в различных процессах, таким как: сколько времени должно уделяться каждому процессу, параметры, кото
Документирование в соответствии с выбранными методиками
Если документирование не было проведено в ходе интервью, то на­блюдаемые процедуры должны быть установлены в соответствии с выб­ранными методиками документирования. Необходимо убедиться, что до­ку
Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения
Все описания должны быть одобрены сотрудниками, участвующими в рассматриваемом процессе. Для этого документация по различным эле­ментам процесса предоставляется сотрудникам, отвечающим за эти элем
Введение описаний процесса в набор документов
Окончательной подробно рассмотренной документации присваива­ется номер, и она включается в набор документации. Эти наборы подраз­деляются в соответствии с процессами и связанными с ними отделами.
Выбор окончательных целей и методик анализа


Выбор методик анализа в большой степени определяется характером исследуемой проблемы. К примеру, методики, используемые при реше­нии проблем в области внутреннего контроля, отличаются от тех, кото
Определение целей документирования процессов
Перед началом проведения документирования процесса важно опре­делить, для каких целей будет использована эта информация. Каждая за­дача и цель предъявляют различные требования к содержанию докумен
Понимание административных бизнес-процессов
Для достижения хорошего понимания того, как организованы адми­нистративные бизнес-процессы, часто оказывается недостаточным про­стое описание процессов и их взаимодействий. При составлении описа­н
Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессов
Настоятельная потребность в тщательном документировании суще­ственных факторов относится также к анализу и оценке административ­ных бизнес-процессов. Проведение анализа и оценки возможно только в
Передача знаний
Определение Можно установить различия между методиками документирования, используемыми для передачи знаний при личных контактах и методика­ми, используемыми при передаче знаний во времени. Часто к
Факторы документирования

Фактор - любой элемент (к примеру, окружающая среда, деньги, труд, технология, расстояние, размер и т. д.), оказы­вающий воздействие на функционирование процесса. Для правильного выбора методики д
Характер процедур
Характер процедур (мероприятий) показывает, какие (администра­тивно-организационные) процедуры выделяются и почему. Уровень де­тализации процедур сильно зависит от целей проекта. В то время как пр
Элемент времени
Элемент времени может быть подразделен на вопросы, касающиеся крайних сроков, отрезков времени, последовательности. Под крайними сроками подразумеваются сроки начала и завершения мероприятия. При
Документы
Необходимо также рассмотреть концепцию документов, поскольку данная концепция включает в себя все элементы, которые могут обеспе­чить знания в письменной, графической или вербальной форме. Таким о
Информация
В основном информация (данные) связана с тем, как функционирую­щий процесс отражен в формах. Обычно незаполненные формы включа­ются в документацию. Формы определяют, какая информация (данные) долж
Географическое месторасположение
В отношении географического месторасположения в описании необ­ходимо делать упор на определение: Места или местоположения, где происходят операции Времени или расстояния, которые необходимо преодо
Местоположение организации
Концепция местоположения организации (местоположения в орга­низационной структуре, в которую входят мероприятия) тесно связан с фактором отдельных лиц и отделов, которые выполняют определенные опе
Отделы и сотрудники
При рассмотрении географического и организационного местополо­жения возникает вопрос, какие отделы и конкретные сотрудники участву­ют в процессе. Изучение отдела включает в себя изучение функций о
Периодичность
Периодичность показывает, как часто что-либо происходит. Этот фактор особенно важен, если относится к производительной мощности отделов и конкретных сотрудников или административно-технологических
Методика
Методика показывает как, с помощью каких инструментов выпол­няются процедуры. В особенности это относится к методике и методу сбора данных, их обработке и распространению. В рамках этой книги спис
Уровень детализации документации

После принятия решения относительно факторов, которые должны быть представлены (не забывая, что они должны соответствовать цели, для который проводится документирование бизнес-процесса), необходи­
Уровень детализации документации 2
Документы четвертого класса - Инструкции - документы, которые используются для определения того, как выпол­няется задание. Они пишутся на уровне задач и дают де­тальные инструкции относительно тог
Определение масштаба и уровня детализации на практике
Каждый раз, когда необходимо провести документирование адми­нистративного бизнес-процесса, требуется знать заранее, какие факторы должны быть документированы и до какого уровня детализации. В кон­
Факторы и уровень детализации: в теории и в практике
Использование принципов факторов и уровня детализации обычно вызывает теоретические дискуссии разного рода. В отношении унка 3. А часто возникает вопрос, существует ли четкая разница между проц
Критерии выбора методик документирования
Оставшаяся часть главы концентрирует внимание на методиках до­кументирования административных бизнес-процессов. Мы не приводим исчерпывающего описания всех возможных методик документирования, поск
Цели и факторы
В этой главе рассматривается процесс выбора методики (комбина­ции методик) для документирования административных бизнес-процес­сов: цели документирования определяют факторы и уровень детализации.
Удобство для пользователя
Термин «удобство для пользователя» достаточно широко использу­ется в информационных системах. При развитии систем слово обознача­ет стремление к представлению конечным пользователям результатов и
Заранее проведенное документирование
Иногда вы можете заметить, что не используется оптимальная ком­бинация методик документирования. Для упрощения коммуникации между различными направлениями во многих организациях одна или несколько
Удобство эксплуатации
Очевидно, что легкость изменения существующей документации так­же является критерием выбора методики документирования. Как указа­но в Разделе 3.9, одни документы изменяются достаточно просто, в то
Трудоёмкость
Понятие трудоёмкости тесно связано с количеством усилий, необ­ходимых для разработки и поддержки процесса. Если описание процес­са при помощи некоторой определенной методики документирования заним
Субъективность

Субъективные соображения также играют роль при выборе методи­ки документирования. Субъективные соображения - определенное исполь­зование знаний по какой-либо методике документирования. Существуют
Характеристики методик документирования
Общие характеристики Перед тем как переходить к обсуждению реальных методик докумен­тирования (Раздел 3.9), представляется интересным сперва изучить неко­торые общие характеристики методик. Принци
Свободные схемы
Свободные схемы не связаны заранее установленными правилами в отношении формата и особенно удобны, поскольку они дают пищу для размышлений, компактны и могут эффективно передавать знания для обесп
Поймет ли это читатель, или нужен текст с пояснениями?
Понятны ли применяемые символы? Подчеркнуты ли важные факторы? Опущены ли незначительные факторы? Добавляет ли схема что-то повое к знаниям читателя или же она избыточна? Примерами свободной схемы
Связанные схемы
Для связанных схем формат, классификация и используемые симво­лы описываются заранее. Схема разбита на несколько вертикальных и горизонтальных колонок (столбцов и строк), в которых представлены ко
Рекомендации по использованию методик схематического изображения
В Разделе 3.9 при обсуждении отдельных методик схематического изображения будут представлены требования, предъявляемые к каждой методике. Несмотря на то что существуют большие различия между от­де
Обсуждение выбранных методик документирования
Ниже приведено краткое описание десяти методик документирова­ния. Описание для каждой методики указывает, какая цель наилучшим образом ею достигается, какие факторы и какой уровень детализации мож
Схема организационной структуры
Схема организационной структуры обеспечивает понимание струк­туры организации. Схема фокусирует внимание на формальных отноше­ниях между отделами. Эти отношения могут быть по своей природе как иер
Принципиальная схема административного бизнес-процесса
Принципиальная схема разработана для представления сути адми­нистративного бизнес-процесса, системы или всего предприятия. Важно отметить, что эта схема компактно и понятно представляет необходимы
Иерархическая схема
Иерархическая схема обеспечивает понимание структуры и сочета­ния общей административной системы. Она позволяет увидеть иерархию административных бизнес-процессов. В иерархической схеме предприним
Общая схема процесса

Общая схема процесса предназначена для представления общих тем в рамках административного бизнес-процесса. Схема не годится для пред­ставления процедур или информационных каналов, однако ее можно
Детальная схема процесса
Детальная схема процесса дает точную картину последовательности рабочих инструкций и каналов движения документов в административном бизнес-процессе. Для каждой процедуры могут быть указаны доку­ме
Схема инструкций
Схема инструкций предназначена для того, чтобы обеспечить сотруд­никам организации понимание административных мероприятий и инст­рукций, которые должны выполняться и которым необходимо следовать.
Схема управления формами
Схема управления формами показывает использование и маршрут движения форм административного бизнес-процесса. В этом контексте не следует рассматривать концепцию форм слишком узко. Она часто оказы­
Схема обращения форм
Схема обращения форм предоставляет информацию по использова­нию и маршруту движения форм административного бизнес-процесса. Эта схема в общем рассматривается как связанная. Схема устроена таким об
Бухгалтерская диаграмма
Бухгалтерская диаграмма - подходящая методика документирова­ния для проведения быстрого и детального обзора системы учета органи­зации. Для не очень опытного читателя схема может даже служить в ка
Разработка набора методик документирования
В этой книге мы не сможем охватить все методики, используемые на практике. В Разделе 3.9. обсуждается 10 наиболее важных методик. Этот набор методик может удовлетворить большую часть целей докумен
Разработка набора методик документирования 2
В Выбор методик документирования На унке 3.С перечислены факторы, которые должны быть представлены для конкретной цели анализа. Буква d обозначает, должен ли фактор описываться деталь
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены выбранной методикой документирования?
На унке 3.D показано, какие факторы могут быть представлены посредством одной из рассмотренных методик документирования. Иног­да методика документирования может отражать большее количество фак­
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 2
С Отношения между факторами и целями анализа Легенда: x: методика документирования подходит для представления фактора (х): методика документирования умеренно подходит для представления ф
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 3

D Отношения между факторами и методиками документирования
Какие методики документирования подходят для каких целей?
Комбинация двух предыдущих рисунков («факторы для каждой цели» и «факторы для каждой методики документирования») обеспечивает об­зор методик документирования, которые могут быть использованы для д
Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)?
При обсуждении, какие методики документирования могут приме­няться в комбинации с другими методиками, оказывается, что все мето­дики комбинируются между собой. В конце концов, каждая методика може
Обзорные методики, которые обеспечивают понимание всего административного бизнес-процесса
Детальные методики, которые детально документируют административный бизнес-процесс Консультативные методики, которые документируют определенный фактор административных бизнес-процессов Кроме консу
Набор методик документирования: пример часто используемых комбинаций
Как сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предваритель­ного изучения выявить существующие в административном бизнес-про­це
Набор методик документирования 2
Также используется метод разработки детальных схем процесса (Раз­дел 3.9.6) на базе каждой горизонтальной строки матрицы (см. G). Эти детальные схемы процесса можно использовать в качест




Содержание раздела