Новости туристу посмотреть.

Главы     1     2     3     4     5     6     7     8     9     10     11     12     13     14     15     16     17   

Оптимизация бизнес процессов

Глава 3 Выбор подхода



Для проведения организацией или компанией документирования ад­министративных бизнес-процессов может существовать несколько при­чин. В этой главе мы рассмотрим, что является целью документирования административных бизнес-процессов, документирование каких факторов должно проводиться и до какого уровня детализации следует доводить описание процесса. Цели, факторы и уровень детализации определят вы­бор методики документирования.

Методика документирования - это метод, с помощью кото­рого дается описание информационной системы, процесса или организации.

В этой главе будет продолжено обсуждение методик документирова­ния: использование диаграмм форм управления, схемы процесса, схемы организационной структуры. Для каждой методики будут также приве­дены инструменты документирования, такие как стандартные формы, диаграммы, макросы для персонального компьютера и т. д.

Последующие главы основываются на предположении, что докумен­тирование изучаемого процесса уже проведено. Для каждого случая необходимо провести обзор и дополнительные интервью, чтобы определить доступность описания административных бизнес-процессов. Вам необхо­димо начать с серии интервью и обзоров, относящихся к существенным факторам административных бизнес-процессов. Крайне важным факто­ром является определение момента начала работ, наиболее благоприят­ного для успеха дальнейшего исследования. Как только будет получена необходимая документация, следует рассмотреть возможность привлечения к руководству человека, опытного во внедрении такого рода проектов.

    Документирование процессов
    Для описания административных бизнес-процессов используют сле­дующие шаги. A. Инвентаризация существующей документации B. Изучение текущих процедур C. Документирование в соответствии с выбранными...
    Инвентаризация существующей документации
    На этом этапе собираются все доступные материалы, касающиеся ад­министративных бизнес-процессов, которые должны быть документиро­ваны. Следует рассмотреть такие материалы, как описание системы бух...
    Изучение текущих процедур
    В начале фазы анализа мы уже привлекали ваше внимание к проблем­ным областям и спорным вопросам в различных процессах, таким как: сколько времени должно уделяться каждому процессу, параметры, кото...
    Документирование в соответствии с выбранными методиками
    Если документирование не было проведено в ходе интервью, то на­блюдаемые процедуры должны быть установлены в соответствии с выб­ранными методиками документирования. Необходимо убедиться, что до­ку...
    Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения
    Все описания должны быть одобрены сотрудниками, участвующими в рассматриваемом процессе. Для этого документация по различным эле­ментам процесса предоставляется сотрудникам, отвечающим за эти элем...
    Введение описаний процесса в набор документов
    Окончательной подробно рассмотренной документации присваива­ется номер, и она включается в набор документации. Эти наборы подраз­деляются в соответствии с процессами и связанными с ними отделами....
    Выбор окончательных целей и методик анализа
    Выбор методик анализа в большой степени определяется характером исследуемой проблемы. К примеру, методики, используемые при реше­нии проблем в области внутреннего контроля, отличаются от тех, кото...
    Определение целей документирования процессов
    Перед началом проведения документирования процесса важно опре­делить, для каких целей будет использована эта информация. Каждая за­дача и цель предъявляют различные требования к содержанию докумен...
    Понимание административных бизнес-процессов
    Для достижения хорошего понимания того, как организованы адми­нистративные бизнес-процессы, часто оказывается недостаточным про­стое описание процессов и их взаимодействий. При составлении описа­н...
    Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессов
    Настоятельная потребность в тщательном документировании суще­ственных факторов относится также к анализу и оценке административ­ных бизнес-процессов. Проведение анализа и оценки возможно только в...
    Передача знаний
    Определение Можно установить различия между методиками документирования, используемыми для передачи знаний при личных контактах и методика­ми, используемыми при передаче знаний во времени. Часто к...
    Факторы документирования
    Фактор - любой элемент (к примеру, окружающая среда, деньги, труд, технология, расстояние, размер и т. д.), оказы­вающий воздействие на функционирование процесса. Для правильного выбора методики д...
    Характер процедур
    Характер процедур (мероприятий) показывает, какие (администра­тивно-организационные) процедуры выделяются и почему. Уровень де­тализации процедур сильно зависит от целей проекта. В то время как пр...
    Элемент времени
    Элемент времени может быть подразделен на вопросы, касающиеся крайних сроков, отрезков времени, последовательности. Под крайними сроками подразумеваются сроки начала и завершения мероприятия. При...
    Документы
    Необходимо также рассмотреть концепцию документов, поскольку данная концепция включает в себя все элементы, которые могут обеспе­чить знания в письменной, графической или вербальной форме. Таким о...
    Информация
    В основном информация (данные) связана с тем, как функционирую­щий процесс отражен в формах. Обычно незаполненные формы включа­ются в документацию. Формы определяют, какая информация (данные) долж...
    Географическое месторасположение
    В отношении географического месторасположения в описании необ­ходимо делать упор на определение: Места или местоположения, где происходят операции Времени или расстояния, которые необходимо преодо...
    Местоположение организации
    Концепция местоположения организации (местоположения в орга­низационной структуре, в которую входят мероприятия) тесно связан с фактором отдельных лиц и отделов, которые выполняют определенные опе...
    Отделы и сотрудники
    При рассмотрении географического и организационного местополо­жения возникает вопрос, какие отделы и конкретные сотрудники участву­ют в процессе. Изучение отдела включает в себя изучение функций о...
    Периодичность
    Периодичность показывает, как часто что-либо происходит. Этот фактор особенно важен, если относится к производительной мощности отделов и конкретных сотрудников или административно-технологических...
    Методика
    Методика показывает как, с помощью каких инструментов выпол­няются процедуры. В особенности это относится к методике и методу сбора данных, их обработке и распространению. В рамках этой книги спис...
    Уровень детализации документации
    После принятия решения относительно факторов, которые должны быть представлены (не забывая, что они должны соответствовать цели, для который проводится документирование бизнес-процесса), необходи­...
    Уровень детализации документации 2
    Документы четвертого класса - Инструкции - документы, которые используются для определения того, как выпол­няется задание. Они пишутся на уровне задач и дают де­тальные инструкции относительно тог...
    Определение масштаба и уровня детализации на практике
    Каждый раз, когда необходимо провести документирование адми­нистративного бизнес-процесса, требуется знать заранее, какие факторы должны быть документированы и до какого уровня детализации. В кон­...
    Факторы и уровень детализации: в теории и в практике
    Использование принципов факторов и уровня детализации обычно вызывает теоретические дискуссии разного рода. В отношении Рисунка 3. А часто возникает вопрос, существует ли четкая разница между проц...
    Критерии выбора методик документирования
    Оставшаяся часть главы концентрирует внимание на методиках до­кументирования административных бизнес-процессов. Мы не приводим исчерпывающего описания всех возможных методик документирования, поск...
    Цели и факторы
    В этой главе рассматривается процесс выбора методики (комбина­ции методик) для документирования административных бизнес-процес­сов: цели документирования определяют факторы и уровень детализации....
    Удобство для пользователя
    Термин «удобство для пользователя» достаточно широко использу­ется в информационных системах. При развитии систем слово обознача­ет стремление к представлению конечным пользователям результатов и...
    Заранее проведенное документирование
    Иногда вы можете заметить, что не используется оптимальная ком­бинация методик документирования. Для упрощения коммуникации между различными направлениями во многих организациях одна или несколько...
    Удобство эксплуатации
    Очевидно, что легкость изменения существующей документации так­же является критерием выбора методики документирования. Как указа­но в Разделе 3.9, одни документы изменяются достаточно просто, в то...
    Трудоёмкость
    Понятие трудоёмкости тесно связано с количеством усилий, необ­ходимых для разработки и поддержки процесса. Если описание процес­са при помощи некоторой определенной методики документирования заним...
    Субъективность
    Субъективные соображения также играют роль при выборе методи­ки документирования. Субъективные соображения - определенное исполь­зование знаний по какой-либо методике документирования. Существуют...
    Характеристики методик документирования
    Общие характеристики Перед тем как переходить к обсуждению реальных методик докумен­тирования (Раздел 3.9), представляется интересным сперва изучить неко­торые общие характеристики методик. Принци...
    Свободные схемы
    Свободные схемы не связаны заранее установленными правилами в отношении формата и особенно удобны, поскольку они дают пищу для размышлений, компактны и могут эффективно передавать знания для обесп...
    Поймет ли это читатель, или нужен текст с пояснениями?
    Понятны ли применяемые символы? Подчеркнуты ли важные факторы? Опущены ли незначительные факторы? Добавляет ли схема что-то повое к знаниям читателя или же она избыточна? Примерами свободной схемы...
    Связанные схемы
    Для связанных схем формат, классификация и используемые симво­лы описываются заранее. Схема разбита на несколько вертикальных и горизонтальных колонок (столбцов и строк), в которых представлены ко...
    Рекомендации по использованию методик схематического изображения
    В Разделе 3.9 при обсуждении отдельных методик схематического изображения будут представлены требования, предъявляемые к каждой методике. Несмотря на то что существуют большие различия между от­де...
    Обсуждение выбранных методик документирования
    Ниже приведено краткое описание десяти методик документирова­ния. Описание для каждой методики указывает, какая цель наилучшим образом ею достигается, какие факторы и какой уровень детализации мож...
    Схема организационной структуры
    Схема организационной структуры обеспечивает понимание струк­туры организации. Схема фокусирует внимание на формальных отноше­ниях между отделами. Эти отношения могут быть по своей природе как иер...
    Принципиальная схема административного бизнес-процесса
    Принципиальная схема разработана для представления сути адми­нистративного бизнес-процесса, системы или всего предприятия. Важно отметить, что эта схема компактно и понятно представляет необходимы...
    Иерархическая схема
    Иерархическая схема обеспечивает понимание структуры и сочета­ния общей административной системы. Она позволяет увидеть иерархию административных бизнес-процессов. В иерархической схеме предприним...
    Общая схема процесса
    Общая схема процесса предназначена для представления общих тем в рамках административного бизнес-процесса. Схема не годится для пред­ставления процедур или информационных каналов, однако ее можно...
    Детальная схема процесса
    Детальная схема процесса дает точную картину последовательности рабочих инструкций и каналов движения документов в административном бизнес-процессе. Для каждой процедуры могут быть указаны доку­ме...
    Схема инструкций
    Схема инструкций предназначена для того, чтобы обеспечить сотруд­никам организации понимание административных мероприятий и инст­рукций, которые должны выполняться и которым необходимо следовать....
    Схема управления формами
    Схема управления формами показывает использование и маршрут движения форм административного бизнес-процесса. В этом контексте не следует рассматривать концепцию форм слишком узко. Она часто оказы­...
    Схема обращения форм
    Схема обращения форм предоставляет информацию по использова­нию и маршруту движения форм административного бизнес-процесса. Эта схема в общем рассматривается как связанная. Схема устроена таким об...
    Бухгалтерская диаграмма
    Бухгалтерская диаграмма - подходящая методика документирова­ния для проведения быстрого и детального обзора системы учета органи­зации. Для не очень опытного читателя схема может даже служить в ка...
    Разработка набора методик документирования
    В этой книге мы не сможем охватить все методики, используемые на практике. В Разделе 3.9. обсуждается 10 наиболее важных методик. Этот набор методик может удовлетворить большую часть целей докумен...
    Разработка набора методик документирования 2
    Рисунок 3.В Выбор методик документирования На Рисунке 3.С перечислены факторы, которые должны быть представлены для конкретной цели анализа. Буква d обозначает, должен ли фактор описываться деталь...
    Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены выбранной методикой документирования?
    На Рисунке 3.D показано, какие факторы могут быть представлены посредством одной из рассмотренных методик документирования. Иног­да методика документирования может отражать большее количество фак­...
    Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 2
    Рисунок 3.С Отношения между факторами и целями анализа Легенда: x: методика документирования подходит для представления фактора (х): методика документирования умеренно подходит для представления ф...
    Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 3
    Рисунок 3-D Отношения между факторами и методиками документирования...
    Какие методики документирования подходят для каких целей?
    Комбинация двух предыдущих рисунков («факторы для каждой цели» и «факторы для каждой методики документирования») обеспечивает об­зор методик документирования, которые могут быть использованы для д...
    Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)?
    При обсуждении, какие методики документирования могут приме­няться в комбинации с другими методиками, оказывается, что все мето­дики комбинируются между собой. В конце концов, каждая методика може...
    Обзорные методики, которые обеспечивают понимание всего административного бизнес-процесса
    Детальные методики, которые детально документируют административный бизнес-процесс Консультативные методики, которые документируют определенный фактор административных бизнес-процессов Кроме консу...
    Набор методик документирования: пример часто используемых комбинаций
    Как сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предваритель­ного изучения выявить существующие в административном бизнес-про­це...
    Набор методик документирования 2
    Также используется метод разработки детальных схем процесса (Раз­дел 3.9.6) на базе каждой горизонтальной строки матрицы (см. Рисунок 3.G). Эти детальные схемы процесса можно использовать в качест...





Книжный магазин