В данной главе представлены способы проектирования и улучшения бизнес-процессов. Перед началом фазы проектирования могут существовать две исходные ситуации:
Анализ существующих бизнес-процессов уже был проведен.
Рассматривается вопрос о построении новых или улучшенных процессов.
Исходя из предположения, что анализ существующих бизнес-процессов уже был проведен, описание проблемных областей может показать, является ли необходимым ввести совершенно новую организацию административных бизнес-процессов (реинжениринг) или же достаточно будет улучшить существующие процессы (перепроектирование).
Выводы, сделанные в Фазе III, дают основание для модификации административных бизнес-процессов или введения новых процессов. Очень полезным в перепроектировании процессов является понимание текущих процессов и их сопроводительная документация.
На базе этого могут быть разработаны следующие процедуры:
Разработка изменений в соответствии с выбранными методиками документирования.
Спецификация организационных условий, которые должны быть выполнены и организационных изменений, которые должны быть произведены. В связи с этим необходимо продумать возможности доступа к техническим административным инструментам, рабочей силе, и т. д.
Спецификация различий между текущими и предлагаемыми процессами. Следует четко определить, как именно модифицированный процесс решает проблемы, обнаруженные во время фазы анализа.
Утверждение предложений менеджерами отделов и соответствующими контактными группами.
Представление отчетов команде по управлению проектом (РМТ).
Окончательное утверждение предложений командой по управлению проектом.
При составлении совершенно новых административных бизнес-процессов очень легко потерять связь с текущей ситуацией. Поэтому проектирование новых процессов должно выполняться аналитически. Начальная точка проектирования будет определяться целями, сформулированными в фазе анализа.
Проектирование административных бизнес-процессов может быть осуществлено с помощью следующих этапов:
Формулировка основных положений (переменных проектирования).
Описание информации, которую следует получить.
Определение основных видов мероприятий.
Определение того, какая именно информация является необходимой.
Определение последовательности различных видов мероприятий.
Разработка деталей процесса.
Расчет затрат.
Определение организационных условий, которым необходимо удовлетворить для успешного перехода с одного административного бизнес-процесса к другому.
Утверждение предложения у ответственных сотрудников.
Представление отчетов по предложениям команде по управлению проектом. Получение окончательного одобрения предложения от команды по управлению проектом. В данной главе более подробно обсуждаются...
Методы, технологии и документация при проектировании административных бизнес-процессов
Проектирование новых или уже измененных административных процессов часто рассматривается очень поверхностно. На практике, регулярно наблюдаются случаи, когда кому-нибудь дают задание «модифициро...
Мероприятие 1: Определение начальной позиции организации
Задание базовых организационных принципов Целью административных бизнес-процессов является создание информации, требуемой для функционирования, выполнения и управления текущими делами организаци...
Мероприятие 1 (2)
Рисунок 5.А Логический процесс при проектировании административных бизнес-процессов Эти измерения будут использоваться для определения ключевых целей процесса. Ключевыми факторами успеха (КФУ) наз...
Управление
Как только требования к первичным процессам определены, очень важно установить, как надо управлять этими процессами (с). Естественно, что управление будет направлено на то, чтобы удовлетворить тре...
Организационная структура
Выбранная организационная структура (d) также очень важна и является основой всего рассмотрения. Она включает методы передачи полномочий и выработки правил. При передаче полномочий сотрудники па...
Мероприятие 2: Определение применения информации
Содержание системы информационного управления в организации может быть определено на основе управленческих решений, организационной структуры, а также методов управления и работы. Это включает: И...
Требуемая информация
Рисунок 5.А показывает, что изначально информация, необходимая для каждой функции (например, контроля за производством, обеспечения качества, проектирования изделия), имеет большое значение для п...
Требуемая информация 2
Выявление требуемой информации может производиться согласно методу, состоящему из пяти мероприятий (см. Рисунок 5.В): Выявить ключевые факторы успеха (КФУ). Определить бизнес-процессы. Выявить вз...
Требуемая информация 3
Рисунок 5.С Определение взаимосвязей между ключевыми факторами успеха и бизнес-процессами: пример промышленной компании со стратегией слияния Ключевые факторы успеха и бизнес-процессы связаны межд...
Требуемая информация 4
Таблицы в отчетах по управлению часто сопровождаются графиками. Текст отчета дает краткое объяснение наблюдаемых расхождений и другой важной информации (действий, предпринимаемых для исправления с...
Диапазон качества необходимой информации
Что касается заданных требований к информации, следует установить требования к ее качеству (f) в плане актуальности, надежности, формы представления и эффективности (см. Рисунок 5.D). Требования к...
Цели и средства информационного управления
Основные меры информационного управления (также называемого внутренним контролем) (g) направлены на надежность сбора, документирования и обработки данных. Целью этих мер является обеспечение требу...
Мероприятие 3: Проектирование логической структуры
В данном мероприятии проектирования проводится обзор административно-организационной системы. Использование информации, требования, предъявляемые к системе информационного управления, и соответств...
Иерархический обзор административных бизнес-процессов
Иерархический обзор административных бизнес-процессов (i) может дать понимание структуры и состава административной системы. Он демонстрирует внутреннюю иерархию административных бизнес-процессов...
Связи между моделью данных и административными бизнес-процессами
Модель данных и административные бизнес-процессы вместе составляют единую информационную систему (j). Во время фазы логического проектирования между этими двумя понятиями должна существовать четка...
Связи между моделью данных и административными бизнес-процессами 2
Рисунок 5.F.2 Определение детализации схем информационных потоков Реальный процесс изображается в виде круга. Хранилище данных изображается в виде маленького «контейнера». Ввод данных в файл или и...
Другие элементы процессов
Для каждого процесса необходимо указать событие, положившее начало административному бизнес-процессу, и точку, на которой процесс считается завершенным. Началом может послужить получение заказа, с...
Мероприятие 4: Проектирование физической структуры
Проектирование физической структуры административных бизнес-процессов (см. Рисунок 5. А.) включает следующие вопросы: Какие организационные единицы должны осуществлять мероприятия по обработке дан...
Распределение мероприятий по организационным единицам
Когда иерархический обзор объединяется со схемой организационной структуры, образуется полный обзор организационных единиц (см. матрицу в Приложении IV). С помощью этой матрицы можно определить ст...
Распределение мероприятий по организационным единицам 2
Следующие условия должны быть включены и заданы: Конкретные мероприятия должны выполняться сотрудниками или отделами, определенными заранее. Некоторые мероприятия должны быть объединены друг с дру...
Определение последовательности мероприятий в процессе
Мероприятия, которые вызваны одним и тем же событием (инициирующим событием) и имеют одинаковую периодичность, могут быть включены в один и тот же административный бизнес-процесс в качестве его ча...
Определение необходимых файлов данных и форм
Если таблица на Рисунке 5.J заполнена, то документы, необходимые для обмена данными между различными мероприятиями, можно определить из таблицы на Рисунке 5.1. Данные, созданные в первом мероприят...
Определение необходимых файлов данных и форм 2
Рисунок 5.J Пример обзора последовательности мероприятий Входные документы для всего мероприятия отмечены тем же способом, Если для конкретного мероприятия отмечены наборы данных, то эта информаци...
Определение детализации процесса, нацеленного на будущее
Исходя из информации, полученной в ходе предыдущих мероприятий, можно разработать административные бизнес-процессы, изображенные на Рисунке 5.А. Эта разработка будет состоять из: Детальной схемы п...
Вычисление затрат и длительности цикла
Оценка времени делается для каждого из заданных мероприятий по время проектирования новых административных бизнес-процессов. Кроме того, указывается категория служащих (или сотрудников), выполняющ...
Внесение изменений в административные бизнес-процессы
Методы, с помощью которых реализуются требуемые улучшения, достаточно редко определяются в ходе анализа административного бизнес-процесса. Важно установить систему измерений, которая может использ...
Формулировка принципов
Далее необходимо определить, какие именно результаты будут достигнуты благодаря изменениям процесса. Для каждого (под)процесса нужно сопоставить следующие моменты: Степень, в которой цели достигаю...
Определение сущности модификаций
Для определения сущности модификаций необходимо иметь документацию о существующих процессах, которые будут модифицироваться. В документации должны быть указаны: Мероприятия и задачи, составляющие...
Определение сущности модификаций 2
Обычно построение модели на этом этапе представляет собой либо компьютерное, либо физическое моделирование или же комбинацию этих двух видов. В современных условиях моделирование с помощью компьют...
Утверждение нацеленного на будущее решения
Теперь пришло время согласовать каждое из потенциальных нацеленных на будущее решений с собственниками и определить, какое решение они предпочитают. Это означает, что команда по улучшению процесса...
Наилучшее по ценности нацеленное на будущее решение
В сегодняшних условиях конкуренции, при перепроектировании административного бизнес-процесса трудно выбрать наилучшее решение из-за возникновения множества возможных вариантов. Если бы у команды п...
Задание детализации
В рамках проекта проводится модификация и дополнение исходных схематических описаний. Оцениваются результаты предыдущего мероприятия (см. Раздел 5.2.2) в отношении последствий изменений и определя...
Проектирование административного бизнес-процесса и разработка системы
С первого же взгляда создается впечатление, что между проектированием автоматизированных и ручных бизнес-процессов существует заметная разница. Эти различия присутствуют также при изучении физичес...
